No es raro tener que corregir errores en las facturas, por lo que las facturas rectificativas son realmente frecuentes en un negocio. Es un documento obligatorio si hemos cometido errores en la suma de las cantidades de la original o si no cumpliese los requisitos legales para ser válida.
¿Qué es una factura rectificativa?
No es más que una factura que corrige a la factura original emitida o la modifica de alguna manera. Esta factura sólo debe emitirse en una serie de supuestos:
- Si carece de algún requisito legal o alguno de los datos que deberían estar incluidos en la factura para que sea válida.
- Si el tipo de IVA o impuesto no fuera correcto o estuviese mal calculado.
- Si los datos identificativos cuentan con algún error.
- Si existiese algún error en la suma del importe.
- Si el cliente nos devuelve parcial o totalmente un pedido o cancela un servicio.
Ahora bien, si la factura contiene algún error pero no se ha liquidado el IVA, no es necesario enviar esta factura. Con una nota de crédito bastará.
¿Cómo es una factura rectificativa?
Se trata de una factura como cualquier otra pero debe contar con una serie distinta a la de la original. Normalmente se numeran con una “R” de Rectificativa al inicio. Por ejemplo: R001/003.
Además de utilizar una serie diferente, debe estar corregida (claro está, que para eso la emitimos) y debe indicar a qué factura está sustituyendo (concepto, número y fecha de la factura original).
Aunque la válida sea la rectificativa, se deben conservar ambas juntas. También es posible rectificar varias facturas en una sola, siempre y cuando esté claramente indicadas las facturas originales.
Si no me pagan, ¿puedo anular la factura original con una rectificativa?
Una duda recurrente es si podemos enviar facturas rectificativas con el mismo importe que había en la factura original pero en negativo, para anular la factura. De esta forma, no tendremos que pagar el IVA de una factura impagada.
Aunque ésta es una forma de recuperar el IVA de facturas no cobradas, tiene que hacerse bien y sólo es válido en unos supuestos concretos.
Por ejemplo, si la anulamos para no pagar el IVA trimestral pero al trimestre siguiente la emitimos por el mismo importe, probablemente te las tengas que ver con Hacienda. Trasladar el IVA de un trimestre a otro no es un motivo aceptado para emitir este tipo de facturas. De hecho, esto se trata de una operación fraudulenta que conviene evitar.
Aclarar que desde que entró en vigor el Reglamento de facturación no está aceptada la práctica de anular una factura para volver a emitir otra por la misma operación.
Sólo serán válidas las facturas rectificativas que anulen el importe total de la original cuando exista una razón de peso, como las mencionadas en el inicio del artículo. Por ejemplo, si te equivocases emitiendo una factura a un cliente que no es.
Plazos para emitir facturas rectificativas
Puedes emitir una factura rectificativa en el momento en que te des cuenta del error. Ahora bien, hay un máximo de 4 años para presentarla desde la fecha en que se devengó el IVA o desde que se produjeran las circunstancias que ocasionaron la corrección.
